智能档案管理的特点与智能服务模式分析

1 智能档案管理系统的特点分析

智能档案管理与服务体系主要由档案馆智能管理系统、档案馆智能分析系统和档案馆智能服务系统三部分组成。智能档案管理系统具有数字化、及时性和保密性特点；智能分析系统具有用户拓展、资源数据化、服务分布化和服务便捷化特点；智能服务系统具有人性化和个性化设计特点。

1.1 智能档案管理系统

（1）档案管理的数字化。在档案数字化基础上进一步进行数据化资源建设，可以更好地与全社会信息技术应用的实际工作面相对接，更好地适应不同类型、不同背景、不同年龄、不同地区的用户需求，以更加智能的技术和方法适应大众的使用习惯，为个性化档案信息服务打下智能化的信息资源基础。

（2）档案管理的及时性。档案管理的及时性，就是要求在档案数据化各单元运作时，能够迅速将数据传输并导入中心数据库，同时高效率地对档案信息进行数据采集、数据筛选和数据挖掘。

（3）档案管理的保密性。档案的管理属于涉密性质的工作，在档案数据库整合过程中，要严守涉密工作规程，对档案内容进行安全保密处置。这要求在智能档案管理系统研发和选型之初，先期建立完备的涉密工作流程，确保档案数据的安全性。

1.2 档案馆智能分析系统

（１）智能档案用户的扩展。数字化使档案内容无限复制成为可能，同一个文档可以同时满足泛在用户同时在线利用。这就突破传统意义的档案查询模式，变实体档案管理为数字档案管理，服务的受众和服务的载体都实现了数量和种类的拓展。

（２）智能档案资源数据化。档案资源的数据化不是简单的将档案材料数字化，而是通过光学识别技术等智能化手段将文档变成矢量管理的数据，便于智能数据挖掘和数据整合。档案工作不再只是针对实体档案内容，更多的基于数字档案内容，利于档案信息的网络化智能管理。

（３）智能档案服务分布化。传统档案服务一对一服务，效率偏低和有地域性限制。网络化和分布化的档案智能服务，能够实现一对多服务，具有多元服务优势。

（４）智能档案服务便捷化。智慧档案馆在档案资源存储与调阅方面具有先进智能的设备和技术手段，具有库房智能控制、信息存取便捷、服务能力强化等特点。

1.3 档案馆智能服务系统

档案馆智能服务系统的重要特点是体现人性化和个性化服务。在系统建设过程中，需要夯实档案数据资源组织和管理的智能化基础，包括智能化软硬件环境的搭建、管理机制体制的智能化升级以及知识挖掘和数据分析等智能技术的集成、用户资源智能感知与人性化服务体系的构建等。围绕档案馆智能服务系统的人性化和个性化服务需求，适应智慧社会发展需要，逐步完善档案智慧服务平台，有效开展档案智慧服务，不断提升智慧档案馆的影响力和服务能力。

2 档案智能服务发展模式分析

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》强调档案部门应积极应对新技术、新业态、新模式发展对档案工作的要求和影响，创新智能档案管理理念和管理模式。为此，通过档案智能信息服务模式建构，可使档案服务智能化，使需求分析、信息传播和档案利用更加精准、便捷和高效。[1]

2.1 档案智慧信息服务的环境

在智慧社会建设的进程中，物联网、大数据、云计算、人工智能等技术不断成熟和深入应用，为智慧档案馆的智能信息服务和档案智慧信息服务打下了扎实的技术基础和应用基础。部分专家提出的“大档案观”和“大智慧观”在技术和应用不断成熟的环境中已经逐步成为现实的场景。档案智慧信息服务就是在这种智能技术和应用的支撑下，所实现的以用户需求为中心的档案知识服务。可以说档案智慧信息服务更具有信息技术的支撑性、供需交互的灵活性、需求响应的快速性、内容资源的泛在性、服务方式的移动化、决策咨询服务的知识化、推送信息的碎片化和需求跟进的持续化等重要特点和优势。